Táto vyhláška upravuje administratívnu bezpečnosť utajovaných skutočností, ktoré sú v listinnej forme, ako aj utajovaných skutočností, ktoré nie sú v listinnej forme, ale s ktorými sa nakladá ako s listinami. Tieto sa označujú ako utajované písomnosti.
Nakladanie s utajovanou písomnosťou
Pod pojmom nakladanie s utajovanou písomnosťou rozumieme jej tvorbu, príjem, evidenciu, prepravu, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akúkoľvek inú manipuláciu. Všetky tieto činnosti sa zaznamenávajú v špecifických administratívnych pomôckach.
Administratívne pomôcky na evidenciu utajovaných písomností
Medzi hlavné administratívne pomôcky patria:
- Protokol utajovaných písomností: Slúži na evidenciu utajovaných písomností a musí obsahovať náležitosti podľa prílohy č. 1. Ak sa vedie elektronicky, musí byť zabezpečený proti neoprávnenému zásahu a všetky zmeny musia byť preukázateľné zaznamenané.
- Doručovací zošit: Používa sa na odovzdávanie a preberanie utajovaných písomností, pričom obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 2.
- Zápisník oprávnenej osoby: Určený na evidenciu utajovaných písomností pridelených na vybavenie, s náležitosťami podľa prílohy č. 3.
- Výpožičková kniha: Slúži na evidenciu vypožičania utajovanej písomnosti a spĺňa náležitosti podľa prílohy č. 4.
- Poznámkový zošit: Používa sa na vyhotovovanie výpisov a prácu s utajovanými skutočnosťami pre určený stupeň utajenia.
- Evidencia utajovaných interných predpisov: Obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 5 a vedie sa osobitne pre stupeň "Prísne tajné" a spoločne pre stupne "Tajné", "Dôverné" a "Vyhradené".
- Evidencia utajovaných písomností s dlhodobým utajením: Určená pre písomnosti, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie spôsobom určeným vedúcim.
- Evidencia vedená centrálnym registrom utajovaných skutočností: Zahŕňa centrálny register, registre utajovaných skutočností a koncové registre.
- Evidencia písomných súhlasov na prenášanie utajovaných písomností: S náležitosťami uvedenými v prílohe č. 6.
- Evidencia osvedčení kuriéra na prepravu utajovaných písomností.
Všetky uvedené administratívne pomôcky musia byť zaevidované v knihe administratívnych pomôcok už pri ich zavedení. Jednotlivé listy týchto pomôcok a aj listy samotnej knihy musia byť očíslované a na ich obale musia byť uvedené základné identifikačné údaje.
Poznámkový zošit sa označuje stupňom utajenia, pre ktorý je určený. Po zániku oprávnenia oboznamovať sa s daným stupňom utajenia sa zápisník oprávnenej osoby a poznámkový zošit odovzdajú do evidencie a následne sa zničia, o čom sa vyhotoví záznam.
Všetky zápisy do administratívnych pomôcok sa vykonávajú trvalým písmom podľa predtlače.
Označovanie stupňa utajenia
Každá utajovaná písomnosť musí byť označená stupňom utajenia už pri jej vyhotovovaní. Ak sa písomnosť skladá z častí s rôznym stupňom utajenia, označuje sa najvyšším z týchto stupňov na spoločnom obale.
Spôsob označovania stupňa utajenia
- Na listinných utajovaných písomnostiach sa stupeň utajenia označuje slovami PRÍSNE TAJNÉ, TAJNÉ, DÔVERNÉ alebo VYHRADENÉ červenou farbou alebo červenou pečiatkou na prvej strane v pravej hornej časti.
- Stupne utajenia "Prísne tajné" a "Tajné" sa označujú aj na každej strane písomnosti v pravej hornej a dolnej časti.
- Na písomnostiach nelistinného charakteru sa stupeň utajenia uvádza na opisnom štítku alebo obale, spolu s názvom organizácie a číslom písomnosti.
- Ak je utajenie časovo obmedzené, uvedie sa lehota utajenia pod označením stupňa utajenia.
- V rámci výmeny utajovaných skutočností s cudzou mocou sa označovanie môže prispôsobiť jej požiadavkám.
Zmena a zrušenie označenia stupňa utajenia
Označenie stupňa utajenia sa môže zmeniť alebo zrušiť z viacerých dôvodov:
- Uplynutím určenej lehoty utajenia.
- Na základe rozhodnutia pôvodcu o zmene alebo zrušení stupňa utajenia.
- V prípade nesprávne určeného stupňa utajenia na základe písomného oznámenia pôvodcu.
Pôvodca písomne oznámi všetky zmeny stupňa utajenia všetkým adresátom, ktorým bola písomnosť doručená.
Po uplynutí lehoty utajenia sa vybavená utajovaná písomnosť preeviduje do osobitnej evidencie, pokiaľ nie je rozhodnuté o jej zničení. Nevybavené písomnosti sa preevidujú do registratúrneho denníka.
Pri zmene označenia stupňa utajenia sa utajovaná písomnosť preeviduje do protokolu podľa nového stupňa. Zmena sa vykoná prečiarknutím pôvodného stupňa, pričom pôvodný zápis zostáva čitateľný. Uvádza sa dátum, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala.
Pri zrušení stupňa utajenia sa písomnosť preeviduje do registratúrneho denníka a pridelí sa jej nové číslo. Pôvodné číslo sa prečiarkne.
Číslo utajovanej písomnosti
Číslo utajovanej písomnosti sa skladá z:
- Spisovej značky štátneho orgánu alebo právnickej osoby.
- Skratky stupňa utajenia.
- Evidenčného čísla z príslušného protokolu utajovaných písomností alebo poradového čísla zo zberného hárka.
- Rok pridelenia evidenčného čísla.
Za rokom pridelenia evidenčného čísla sa môžu uviesť ďalšie znaky alebo údaje oddelené pomlčkou.
Spisovú značku určuje vedúci.
Náležitosti utajovanej písomnosti
Na utajovanej písomnosti sa okrem iných náležitostí uvádza:
- Počet listov utajovanej písomnosti.
- Pre stupne "Prísne tajné", "Tajné" a "Dôverné" sa za lomkou uvádza počet kontrolných listov so skratkou "KL".
- Počet listov rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia.
- Počet príloh pevne nespojených s utajovanou písomnosťou, lomený počtom listov jej príloh, rozdelený podľa stupňov utajenia.
- Počet utajovaných príloh nelistinného charakteru s označením ich formy (napr. CD, disketa).
Prílohy sa označujú špecifickým spôsobom a ich listy sa číslujú samostatne. Sú pevne spojené alebo zošité, aby sa zabránilo výmene listov. Na písomnostiach stupňa "Prísne tajné" a "Tajné" sa pevné spojenie prelepí špeciálnou páskou a predtlačí sa úradnou pečiatkou.
Pri zasielaní utajovanej písomnosti technickými prostriedkami sa pevné spojenie vykoná až po zaslaní, ak technický prostriedok neumožňuje zaslať ju ako pevne spojenú.
Na každej vlastnej utajovanej písomnosti sa vyznačuje doložka o vypracovaní na poslednej strane.
Evidencia utajovaných písomností
Každá utajovaná písomnosť, ktorá je vyhotovená alebo doručená, sa eviduje v protokole utajovaných písomností alebo v zbernom hárku, podľa stupňa utajenia.
Protokol utajovaných písomností sa používa jeden kalendárny rok. Môže sa používať aj v nasledujúcom roku, ak nebola v danom roku zaevidovaná žiadna písomnosť.
Protokol vedie poverená osoba. Utajované písomnosti stupňa "Prísne tajné" sa evidujú v samostatnom protokole alebo zbernom hárku, zatiaľ čo písomnosti stupňov "Tajné", "Dôverné" a "Vyhradené" môžu byť evidované spoločne.
Doručená utajovaná písomnosť sa označuje prezentačnou pečiatkou príjemcu s dátumom zaevidovania, evidenčným číslom, počtom listov a príloh.
Ak utajovanú písomnosť prevzala iná osoba ako poverená, odovzdá ju poverenej osobe na zaevidovanie čo najskôr.
Písomnosti označené "DO VLASTNÝCH RÚK" alebo "OTVORÍ ADRESÁT" poverená osoba neotvára. Zaeviduje ich a v pôvodnom obale odovzdá adresátovi.
Každý, kto prevezme utajovanú písomnosť na vybavenie alebo jej pridelí evidenčné číslo, to potvrdí podpisom v protokole. Chybné alebo nadbytočné výtlačky ničí.
Ku každej vlastnej utajovanej písomnosti stupňa "Prísne tajné", "Tajné" a "Dôverné" sa vyhotoví kontrolný list, ktorý slúži na potvrdenie oboznámenia sa s obsahom.
tags: #neopravnene #rozmnozovanie #utajovanej #skutocnosti